Definisi, Fungsi dan Macam Aplikasi Office

Aplikasi Office adalah kumpulan aplikasi yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan perkantoran tanpa melakukan sebuah pengkodean/Coding dengan bahasa pemrograman terlebih dahulu.

Sedang menurut Wikipedia Indonesia:

Paket aplikasi perkantoran (Inggris: office suite) adalah sebuah paket perangkat lunak yang diperuntukkan khusus untuk pekerjaan di kantor. 

Komponen-komponennya umumnya didistribusikan bersamaan, memiliki antarmuka pengguna yang konsisten dan dapat berinteraksi satu sama lain. 

Kebanyakan aplikasi paket perkantoran terdiri dari sedikitnya sebuah pengolah kata dan sebuah lembar kerja. Sebagai tambahan, paket dapat terdiri dari sebuah program presentasi, peralatan basis data, paket grafis dan peralatan komunikasi. 

Sebuah paket perkantoran juga dapat memiliki sebuah klien surat elektronik dan manajemen informasi pribadi atau paket groupware.

Sumber Referensi.

Fungsi dan kegunaan aplikasi office

Secara umum aplikasi office terbagi menjadi beberapa jenis menurut kegunaan dan fungsinya yakni:

Perangkat lunak pengolah kata (Word Processor) yang digunakan untuk membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat menjadikannya sebuah dokumen yang rapi dan tertata.

contoh: Microsoft Word, OpenOffice Word, Google Doc dan lain lain. 

Perangkat lunak pembuat presentasi yang digunakan untuk memudahkan manusia untuk membuat sebuah presentasi yang menarik dengan mudah dan dapat menghasilkan sebuah presentasi dengan lebih cepat tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman. 

contoh: Microsoft Office Powerpoint, OpenOffice Presentation, Google Slide dll.

Perangkat Lunak pengolah Spreadsheet yang digunakan untuk mengelola data yang kebanyakan datanya ditampilkan dalam kolom dan baris/Tabel dan memiliki alat yang dapat mempermudah perhitungan data dan juga penampilan data dalam penampilan statistik.

contoh: Microsoft Excel, OpenOffice Spreadsheet, Google Sheet dan lain lain.

Pada umumnya paketan perangkat lunak perkantoran memiliki tiga jenis perangkat lunak diatas untuk memenuhi kebutuhan proses pengolahan data yang biasanya banyak digunakan untuk kepentingan perkantoran.

Namun ada juga beberapa tipe perangkat lunak berbeda yang juga terdapat pada beberapa paket perangkat lunak Office Suite seperti:

Perangkat lunak pengolahan Database yang digunakan untuk aktifitas pengolah basis data relasional (RDBMS) seperti Microsoft Access.

Aplikasi pembuat diagram yang digunakan untuk pembuatan diagram yang biasanya digunakan untuk proses Brainstorming seperti Microsoft Visio.

Dan masih banyak lagi beberapa jenis-jenis aplikasi lainnya yang belum tersebutkan.

Berbagai macam Merk dan Bundle aplikasi perkantoran:

Bundling aplikasi perkantoran dapat berbeda beda dari tiap tiap vendor penyedia aplikasi.

Dari mulai Fitur yang tersemat pada tiap-tiap aplikasi, harga yang diperlukan untuk membayar penggunaan paket office suite tersebut, jenis Lisensi, platform sistem operasi, jenis aplikasi yang ada pada paket office tersebut dan lain lain.

Berikut ini Tabel yang menampilkan perbandingan Bundling paket aplikasi perkantoran diantara beberapa bundle yang jumlah pemakainya banyak. 

Office-Suite	Developer	Platform	Lisensi	Harga	Bundle
Microsoft Office	Microsoft	Windows dan MAC	Komersial	$5.00 -$12.5 (per bulan)	Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, dan Access
OpenOffice	Apache	Windows,Linux dan MAC	Lisensi Apache	Gratis	OpenOffice Writer, ,Calc, Impress, Base, Draw dan Math
LibreOffice	The Document Foundation	Windows,Linux dan MAC	LGPL	Gratis	Writer, Calc, Impress, Base, Draw dan Math
Google Doc	Google	Online	Komersial	Gratis	Drive, Doc, Spreadsheet, Slide dan Form
Kingsoft Office	Kingsoft	Windows ,Linux ,Android dan IOS	Komersial	Gratis dan berbayar [$2.99-$4.99 (Per Bulan/Versi Pro)]	Writer, Presentation dan Spreadsheet

Tabel Perbandingan variasi Office-Suite

Dari Tabel diatas kita dapat memetakan beberapa perbedaan yang ada pada beberapa bundling paket Office-Suite terkenal yang jumlah pemakainya terbanyak saat ini, berikut penjelasan lebih lanjut dari tabel diatas.

Microsoft Office

Microsoft Office merupakan paket aplikasi perkantoran yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation yang ditujukan untuk pengguna sistem operasi Windows dan Macintosh, akan tetapi untuk para pengguna sistem operasi Linux biasanya menggunakan aplikasi Wine Emulator untuk menjalankan aplikasi ini agar berjalan baik di Linux.

Paket perangkat lunak ini dibanderol dengan Harga yang berbeda-beda tergantung dari jenis paketnya baik itu Home, Personal maupun Business. Dari mulai 5 USD hingga 12,5 USD per bulan.

Di dalam bundling ini terdapat beberapa aplikasi berikut:

• Microsoft Word sebagai aplikasi word processor.
• Microsoft Excel sebagai aplikasi pengolah Spreadsheet.
• Microsoft PowerPoint untuk pengolah dan editing presentasi.
• Microsoft Outlook sebagai aplikasi pengatur Email.
• Microsoft OneNote untuk manajemen catatan pribadi.
• Microsoft Publisher untuk membuat Flyer, Brosur dan macam-macam publikasi cetak.
• Microsoft Access untuk mengolah Basis Data Relasional (RDBMS).

Kelebihan Microsoft Office:

• Support yang baik .
• Tool yang selalu diperbarui.
• Terdapat banyak fitur yang mumpuni karena dikembangkan secara professional.

Kekurangan Microsoft Office:

• Berbayar secara bulanan.
• Source yang tidak terbuka.

Apache Openoffice

Openoffice dikembangkan oleh Apache Software Foundation yakni sebuah perusahaan berbasis komunitas dari berbagai pengembang diseluruh dunia yang mengembangkan perangkat lunak berlisensi Apache.

Untuk menggunakan paket aplikasi Openoffice cukup hanya dengan biaya internet yang digunakan untuk mengunduh aplikasi instalasi Openoffice saja dikarenakan perangkat lunak ini gratis untuk biaya penggunaannya.

Aplikasi ini dapat digunakan dan berjalan baik untuk sistem operasi baik Windows, Macintosh maupun Linux.

Di dalam Openoffice terdapat beberapa program berikut:

• Openoffice Writer sebagai perangkat lunak pengolah kata.
• Openoffice Calc yang dapat mengolah spreadsheet.
• Openoffice Impress untuk membuat presentasi.
• Openoffice Base untuk manajemen basis data relasional.
• Openoffice Draw untuk memanipulasi gambar digital.
• Openoffice Math untuk mengolah rumus matematika yang nantinya dapat digunakan di aplikasi Openoffice yang lain.

Kelebihan Openoffice:

• Source terbuka (Opensource).
• Penggunaannya gratis.

Kekurangan Openoffice: 

• Membutuhkan daya memori komputer tinggi(rakus penggunaan memori)

Libreoffice

Libreoffice merupakan paket aplikasi office yang mendukung format ODF(Dokumen bersifat terbuka) dikembangkan oleh The Document Foundation dan bertujuan agar penggunanya dapat menggunakan format tersebut tanpa keterharusan untuk mencantumkan hak cipta kepada suatu pihak.

Sama dengan Openoffice, untuk penggunaan Libreoffice user tidak perlu mengeluarkan dana karena aplikasi ini gratis, bahkan anda dapat menggandakan dan mendistribusikannya secara gratis.

LibreOffice dikembangkan oleh komunitas yang turut mengembangkan OpenOffice sebelum dibeli oleh Oracle, jadi sudah sewajarnya jika fitur-fitur yang ada pada Openoffice terdapat pada LibreOffice.

Dalam paketan Libreoffice terdapat beberapa program berikut ini: 

• Writer sebagai perangkat lunak pengolah kata. 
• Calc yang dapat mengolah spreadsheet. 
• Impress untuk membuat presentasi. 
• Base untuk manajemen basis data relasional. 
• Draw untuk memanipulasi gambar digital. 
• Math untuk mengolah rumus matematika.

Kelebihan Libreoffice:

• Source terbuka (Opensource).
• Penggunaannya gratis.

Kekurangan Libreoffice: 

• Membutuhkan daya memori komputer tinggi(rakus penggunaan memori)

Google Doc

Google Doc merupakan aplikasi Office-suite yang ada pada fitur Google App milik perusahaan raksasa Google, Aplikasi ini dijalankan melalui browser secara online.

Untuk penggunaanya gratis namun dengan ketentuan anda harus memiliki akun Google dan menggunakan fasilitasnya melalui jaringan online. 

Memiliki fitur collaboration yang memungkinkan para penggunanya berkolaborasi untuk membuat sebuah dokumen yang dapat dimodifikasi oleh beberapa user.

Google Doc memiliki banyak aplikasi yang dapat mendukung kepentingan editing dokumen diantaranya:

• Google Doc yang dapat digunakan sebagai aplikasi pengolah kata (word processing).
• Google Spreadsheet untuk mengolah data dalam bentuk spreadsheet.
• Google Slide untuk membuat presentasi dalam bentuk slide.
• Google Form untuk membuat formulir.
• Google Drawing untuk editing gambar digital.

Kelebihan Google Doc:

• Dengan menggunakan satu akun Google anda dapat menggunakan berbagai aplikasi secara tersinkron.
• Gratis
• Fitur collaboration yang memungkinkan para pengguna untuk bersama-sama membuat satu dokumen yang dikerjakan dalam waktu yang sama.
• Support semua platform yang mendukung jaringan online melalui browser.

Kekurangan Google Doc: 

• Mengharuskan penggunanya mengakses aplikasi secara online

Kingsoft Office

Kingsoft office adalah aplikasi office yang dikembangkan oleh perusahaan Kingsoft, yang mendukung berbagai macam platform sistem operasi seperti Linux, Windows, Android dan IOS.

Untuk Aplikasi ini memiliki 3 versi yakni Gratis, berbayar untuk personal dan berbayar untuk bisnis.

Meskipun Fitur Pro tidak diaktifkan pada versi berbayar, fitur fitur yang terdapat pada versi gratis dapat dibilang mumpuni dan tidak kalah saing dengan kompetitornya, tak heran jika aplikasi ini pernah dinobatkan sebagai aplikasi gratis terbaik versi Google Playstore.

Kingsoft Office memiliki 3 Program untuk proses dokumentasi yang sekarang menjadi WPS Office:

• Word untuk pengolahan kata.
• Presentation untuk presentasi.
• Spreadsheet untuk mengolah data dalam spreadsheet.

Kelebihan Kingsoft Office:

• Versi gratis memiliki fitur yang mumpuni
• Support di mobile platform.

Kekurangan Kingsoft Office: 

• Untuk platform mobile aplikasi ini memakan banyak resources. 

Perhatian!!! Cari tahu penggunaan aplikasi Microsoft Office secara mudah lewat kumpulan Materi Microsoft Office hanya di blog ini.

Kesimpulan: Dan dari tulisan diatas dapat kita simpulkan bahwa dari berbagai aplikasi Office terdapat berbagai fungsi, fitur, kelebihan dan kekurangannya masing-masing, oleh karena itu gunakan aplikasi office yang menurut anda sesuai dengan rutinitas keseharian anda.

Terima kasih kepada para pembaca yang telah sudi membaca tulisan ini sampai akhir.

Mohon maaf jika dalam penulisan terdapat kesalahan dari penulis, saran dan kritik silahkan submit di kolom komentar pada posting ini.

Note: Jika anda merasa tertolong dengan artikel/tulisan ini dan merasa ingin berterima kasih kepada saya Tolong sebarkan artikel ini , karena bisa jadi orang lain membutuhkan pengetahuan ini juga.